Atividade 1

- Relato da visita ao ACE, respondendo às perguntas da atividade.

1 – Quais as espécies documentais existentes no ACE?

Dentre as espécies documentais encontradas no ACE, podemos citar: Contratos, atas, regulamentos, diplomas, relatórios, entre outros. 

2 – Quais as correspondentes funções de tais espécies?

Dentre as funções arquivísticas dos documentos, exemplificaremos as funções das espécies apresentadas em sala, que foram:

A- Contrato de locação: Comprovar locação por meio de contrato jurídico.

B- Relatório médico dos servidores: Pela série em que foi encontrado, os relatórios médicos servem para comprovar possíveis faltas por meio de atestados médicos.

C- Formulário de declaração: Utilizado para salvaguarda jurídica, relacionado ao processo dos alunos que se auto-declaram negros, pardos ou indígenas.

3 – Quais os tipos documentais existentes no ACE?

A exemplo, das espécies citadas na primeira questão, podemos citar: Contratos de locação, atas de reunião, regulamentos de representação estudantil, diplomas de conclusão de curso, relatórios de criação etc. 

4 – Relacione as séries documentais do arquivo do ACE com as respectivas fases do ciclo de vida, de acordo com a teoria das três idades.

Os exemplos citados deveriam se localizar no setor intermediário, por apresentarem valor primário, apenas, pois trata-se simplesmente de documentos de ações administrativas comuns (com observação para as atas de reunião, que frequentemente tem valor secundário), bem como salvaguardas jurídicas da administração e dos funcionários, caracterizados como longo prazo de guarda e, posteriormente, eliminação. Porém existe outras séries de documentos, que são encontrados no arquivo permanente do ACE, como por exemplo os arquivos do Promemeu (Projeto Memória do Movimento Estudantil), que tem valor secundário, o motivo provável é por serem parte de uma série que constitui algum grupo organizacional. 

5 – Sugira um plano de classificação para os documentos do ACE.

O ACE já conta com dois planos de classificação, um deles é o plano derivado da Resolução Nº 14 do Conarq e o outro é o SIGA – Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo. A sugestão que poderia simplificar a situação é a adoção de apenas um dos planos, para diminuir a carga de códigos e especificidades de um deles.

6- Que ações arquivísticas poderiam ser implantadas no ACE?

As ações arquivísticas que poderiam ser implementadas no ACE, são aquelas que já deveriam estar em pleno funcionamento, pois como constatamos, ainda não há espaço para consulta de documentos, bem como não há espaço e iniciativas de restauração de documentos no ACE, que conta com apenas 10% do seu acervo no seu próprio espaço, que é super-aproveitado, tornando-o assim um "amontoado organizado", que não transmite conforto para quem o manuseia.