Analisando
os diferentes conceitos, concluímos que, espécie documental é a configuração
que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações
nele contidas, já o tipo documental, é a configuração que assume uma espécie
documental de acordo com a atividade que a gerou. Compreendemos série e tipo
por um conjunto de documentos do mesmo tipo documental produzidos por um mesmo órgão.
O termo
arquivo, é usado para se referir ao conjunto ordenado de documentos que uma instituição
ou uma pessoa elabora no âmbito das suas funções e atividades, por si, a forma
de organizar documentos pode ser caracterizar coleção por fundo de arquivo.
A
classificação é uma análise detalhada e identificação do conteúdo de documentos,
seleção da categoria de assunto sob a qual sejam recuperados, podendo-se lhes
atribuir códigos. Já o plano de classificação é um instrumento resultante da
atividade de classificação que recupera um contexto de produção dos documentos,
agrupando-os de acordo com o órgão produtor, funções, atividades.
O termo
Autenticidade leva a pensar que se refere-se à veracidade do conteúdo de um
documento de arquivo como prova perante a lei. Contudo, ao analisar melhor esse
conceito, entende-se que se trata, antes de tudo, de uma questão arquivística,
pois nela está implícita a manutenção da integridade do fundo de arquivo. Veracidade
é a comprovação daquilo que é verdadeiro. Um documento autêntico é aquele que
se mantém da mesma forma como foi produzido e, portanto, apresenta o mesmo grau
de confiabilidade que tinha no momento de sua produção. Deve-se garantir através
de programas de gestão sua identidade e integridade do documento. Por norma, a autenticidade
de documentos é usada para garantir que estes são legítimos. A maioria das
autenticações em documentos e demais papéis (contratos, por exemplo) são feitos
em cartórios ou consulados.